Wat is een intranet?
Een intranet is een privéomgeving op internet, waar alleen de medewerkers van een organisatie toegang toe hebben. In de definitie van intranet vind je dan ook woorden als privénetwerk, intern communicatieplatform en besloten internet terug. Of je medewerkers nu thuis of op het werk zijn en vanaf hun mobieltje, tablet of wat dan ook inloggen; ze zitten allemaal in dezelfde omgeving.
Hoe is intranet ontstaan?
Intranet is ontstaan rond 1996, toen duidelijk was wat het internet ons te brengen had en bedrijven steeds zwaardere eisen aan prestaties, beveiliging en betrouwbaarheid van hun online omgeving gingen stellen. Internet had zo z’n grenzen, en door de voordelen van een gesloten privénet te combineren met de voordelen van goedkope standaardapplicaties uit de internetwereld, ontstond intranet.
Waarvoor wordt een intranet gebruikt?
Een intranet wordt gebruikt voor diverse doeleinden. De eerste is om alle medewerkers van de organisatie toegang tot bepaalde (bedrijfs)informatie en nieuws te geven. Je kunt ook allerlei bedrijfssystemen en software op het intranet aansluiten, wat ons brengt bij de tweede toepassing van intranet. Dankzij de koppeling met bijvoorbeeld je Document Management Systeem, communicatieplatform en agenda’s hebben medewerkers inzicht in de juiste documenten en planningen, kunnen ze makkelijk samenwerken en kunnen ze efficiënt communiceren met elkaar.
Waarom is een intranet belangrijk?
Waarom een intranet voor mijn organisatie, denk je misschien. Een intranet biedt veel voordelen, zoals:
1. Betere communicatie en samenwerking
Medewerkers hebben toegang tot dezelfde online omgeving, waarbinnen ze onder andere elkaars planning kunnen zien en elkaar berichten kunnen sturen. Intranet vervangt daarmee allerlei losse documenten en communicatie-apps en de samenwerking krijgt een boost.
2. Hogere productiviteit
Doordat medewerkers niet meer allerlei losse apps en bestanden hoeven openen en bijhouden en makkelijker inzicht hebben in de juiste informatie, werken ze efficiënter en verzetten ze meer werk.
3. Meer kennisdeling
Een video die laat zien hoe het nieuwe kassasysteem werkt? Informatie die relevant is voor de hele vulploeg? Op een intranet deel je in één keer de juiste informatie met de juiste mensen en je bevordert het onderling delen van kennis.
4. Betere onboarding
Van trainingsvideo’s, introductieprogramma’s en nieuwsbrieven tot het personeelshandboek en het werkrooster. Alle info die een nieuwe medewerker tijdens het onboarding programma nodig heeft, staat op het intranet. Wel zo duidelijk en het maakt nieuwe medewerkers snel wegwijs.
5. Meer veiligheid en privacy
Doordat jullie intranet is afgeschermd van de buitenwereld, zijn gegevens veiliger en is privacy van gevoelige en vertrouwelijke informatie gegarandeerd.
Wat zijn de verschillende soorten intranet?
Er zijn verschillende soorten intranet. Ten eerst heb je het traditioneel intranet. Dit is het klassieke intranet, waarbij je inlogt in een beveiligde werkomgeving en hier bestanden en je werkmail vindt. Ook kun je hier als werkgever berichten sturen aan je medewerkers.
De tweede soort intranet is het sociaal intranet. Dit is een moderner intranet met sociale-mediafuncties zoals een chat, persoonlijke tijdlijn, blog of smoelenboek. Hiermee wordt meteen het nadeel van een traditioneel intranet duidelijk: het betreft eenzijdige communicatie en medewerkers moeten alsnog aparte apps of software gebruiken om met elkaar te communiceren, korte berichtjes te sturen of even snel op te zoeken hoe die nieuwe collega van de avondploeg ook alweer heet.
Zeker voor retailorganisaties en horecabedrijven met veel non-desk medewerkers is een sociaal intranet de beste keuze. Je kunt goed en makkelijk over en weer communiceren, je stimuleert mensen om hun mening te delen of feedback te uiten over acties, werkwijzen of producten. Op een sociaal intranet kun je ook makkelijker foto’s en video’s delen. Meer over de voordelen van een sociaal intranet lees je in ons blog ‘Wat zijn de voordelen van een modern sociaal intranet’.
Waarom Oneteam het perfecte alternatief is voor een traditioneel intranet
Samengevat vervang je met een goed sociaal intranet je traditionele intranet, WhatsApp, e-mails, bulletin boards en ouderwetse training via het intranet. Kies je voor Oneteam’s alles-in-één oplossing, dan kies je ervoor om makkelijker en sneller met je medewerkers in contact te komen. Dat bespaart zowel jou als je medewerkers kostbare (werk)tijd. Onder andere, want Oneteam is méér dan een interne communicatie app. Onboarding, e-learning, formulieren en checklists, enquêtes, integraties, branding; het zit allemaal in onze alles-in-één-medewerkersapp.
Je leidt medewerkers vanaf het begin sneller en effectiever op, zorgt ervoor dat je team beter en fijner samenwerkt en realiseert een hogere betrokkenheid en loyaliteit. Bekijk onderstaande video en ontdek waarom Oneteam de nieuwe manier is om je non-desk medewerkers te bereiken. Want zeg nou zelf, de medewerker van nu heeft al genoeg bij te houden toch?
Sander Kalkman
Sander Kalkman is the VP of Marketing at Oneteam. He mainly writes about internal communication and other marketing-related topics. Fun fact about Sander: He also writes articles for Frankwatching, a popular marketing media site in the Netherlands.
